Akuntansi dapat didefinisikan dari dua sudut pandang, yaitu dari sudut pemakai jasa akuntansi dan dari sudut proses kegiatannya. Ditinjau dari sudut pemakainya, akuntansi dapat didefinisikan sebagai suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan - kegiatan suatu entitas. Sedangkan ditinjau dari sudut kegiatannya, akuntansi dapat didefinisikan sebagai proses pencatatan, penggolongan, peringkasan, pelaporan dan penganalisisan data keuangan suatu entitas (Haryono Jusup, 2016;5)

Setiap bentuk kegiatan usaha yang ada di masyarakat seperti membuat toko, usaha rumah makan, usaha fotocopy ataupun usaha hotel memerlukan akuntansi dalam penerapan pembukuan untuk mengelola usahanya. Pembukuan dalam perkembangannya saat ini sudah tidak menggunakan sistem manual lagi namun lebih banyak telah menggunakan teknologi software akuntansi.


Perangkat lunak atau biasa disebut dengan software adalah sekumpulan data elektronik yang disimpan dan diatur oleh komputer. Data elektronik yang disimpan itu dapat berupa program atau instruksi untuk menjalankan suatu perintah. Melalui software ini lah suatu komputer dapat menjalakan suatu perintah. Software atau perangkat lunak adalah istilah umum untuk data yang diformat dan disimpan secara digital di dalam komputer. Dengan kata lain, bagian dari sistem komputer yang tidak berwujud. 

Software akuntansi merupakan software/ Perangkat lunak yang dibuat untuk mempermudah aktivitas dan pencatatan akuntansi. Software ini bisa merupakan perangkat lunak yang dikembangkan sendiri oleh perusahaan atau membeli dari pihak ketiga yang menyediakannya atau dapat pula merupakan kombinasi dari keduanya. Karena hal tersebut, kompleksitas dan kapabilitas perangkat lunak akuntansi menjadi sangat beragam tergantung pada kondisi lingkungan perusahaan yang akan menggunakannya. 


Sistem akuntansi berkembang seiring dengan perkembangan perusahaan, pertumbuhan ekonomi, tingkat pengetahuan karyawan dan penggunaan teknologi. Dengan munculnya komputer, semakin banyak data yang dapat diolah menjadi informasi baik yang bersifat finansial maupun non finansial. Pengolahan data dapat dilakukan baik secara terpusat maupun terdistribusi. Namun banyak fakta menunjukkan kehadiran komputer tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh pelaku bisnis. Keterlambatan laporan masih saja merupakan kendala yang dihadapi, bahkan banyak pelaku bisnis terjebak dalam kesemrawutan inforamasi. Hal ini terjadi karena kurangnya pengendalian dan pemahaman akuntansi, sehingga menghasilkan banyak informasi yang tidak berguna dan tidak memenuhi prinsip akuntansi.  

Dokumen dasar yang digunakan sebagai bukti transaksi pada suatu sistem sangat menentukan tingkat pencapaian tujuan perusahaan. Kekurangan atau dokumen dasar kurang berkualitas menyebabkan tidak berjalannya informasi sesuai dengan yang dibutuhkan, sebaliknya kelebihan dokumen dasar dapat menimbulkan keruwetan dalam pengolahan data sehingga memicu terjadinya kesalahan entry data yang menyebabkan terjadinya kesalahan berantai. 

Dengan dokumen dasar yang berkualitas dapat dihasilkan berbagai bentuk informasi yang akurat. Perubahan yang dilakukan pada dokumen dasar akan menyebabkan perubahan pada prosedur pengolahan data. Walaupun pada dasarnya setiap perusahaan mengolah data dengan cara yang sama namun besar kecil perusahaan, jenis usaha dan teknologi yang digunakan serta pengaruh sumber daya lainnya menyebabkan sistem akuntansi satu perusahaan dengan perusahaan lainnya berbeda.

Sistem informasi akuntansi adalah suatu fungsi yang melaksanakan tugas pengolahan data finansial menjadi informasi yang dibutuhkan bagi pemakai di dalam maupun di luar perusahaan. Sistem informasi akuntansi bertanggung jawab menyediakan informasi keuangan bagi tiap elemen lingkungan kecuali pesaing. Sehubungan dengan kebutuhan informasi keuangan adalah kebutuhan manajemen level atas sehingga sistem informasi akuntansi hanya melayani informasi yang berorientasi kepada manajemen level atas tersebut. 

Sistem komputer akuntansi berkembang seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan ilmu pengetahuan dimana yang dibutuhkan bukan hanya financial melainkan juga operasional (non financial) dan yang membutuhkan informasi bukan hanya manajemen level atas melainkan semua level manajemen. Sistem komputer akuntansi mendukung manajemen terbuka.