Inventory atau inventarisasi di dalam sebuah hotel disebut dengan beberapa istilah yaitu: inventory, stock taking, stock opname. Pengertian semuanya sama yaitu suatu kegiatan mencatat jumlah atau saldo bahan/ barang persediaan yang disimpan didalam gudang. Kegiatan ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui nilai dari saldo barang persediaan barang, sehingga diketahui pula jumlah pemakaian barang tersebut.

Di hotel berbintang pada umumnya, melakukan inventory bulanan saldo barang persediaan di gudang dan diarea-area lainnya (outlets) dengan menggunakan salah satu cara atau metode dari beberapa metode yang ada.

Cara /Metode Inventory
Untuk melakukan control atau pengecekan terhadap persediaan barang baik makanan maupun minuman adalah dengan jalan melakukan inventory secara rutin atau periodical. Menurutnya ada 3 cara dalam melaksanakan inventory yaitu: 


1. Metode pisik ( physical method)
Yang dimaksud metode inventory pisik atau physical inventory adalah: inventory yang dilakukan hanya dengan jalan menghitung kenyataan phisik dari sisa barang persediaan di gudang setiap akhir bulan atau periode. Caranya dengan menghitung beberapa jumlah barang yang masuk ke gudang (dibeli) sejak awal bulan, kemudian dikurangkan dengan hasil inventory phisik ( kenyataan yang ada ) pada akhir bulan yang bersangkutan, maka hasil /nilai yang diperoleh itu adalah barang yang sudah terpakai (cost of good consummed) pada bulan bersangkutan atau periode berjalan tersebut.  Metode ini lebih menitikberatkan pada pembelian barang yang masuk digudang dan sisa akhir (physik) dari pada barangnya, dibandingkan dengan melihat catatan atau transaksi pengeluaran barang tersebut dari gudang.  

2. Metode periodic (perpetual method)
Metode atau cara inventory seperti ini disebut juga dengan metode “continues” dimana dengan cara seperti ini setiap terjadi transaksi pembelian dan transaksi pengeluaran barang dari gudang, selalu tercatat. Satu set/bendel catatan transaksi dipegang atau dipertanggungjawabkan pleh salah satu staf bagian pengendalian biaya berupa “cardex”. Dan satu set/bendel catatan lagi seperti “bincards’ disimpan dengan baik pada gudang.dengan metode ini, saldo dari masing-masing barang diketahui setiap  saat.
Nilai dari barang yang masuk keguadang dan keluar dari gudang akan segera diketahui walaupun tanpa melihat kenyataan phisik dari barang yang bersangkutan. Karena memang metode ini hanya semata-mata ,menitik beratkan pada pencatatan jumlah transaksi saja tanpa memperdulikan jumlah phisik barangnya. 

3. Metode special (special method)
Metode ini perlu dilakukan sebagai spot check yaitu cara pengecekan ditempat/gudang secara medadak. Cara inventory seperti ini dilakukan dengan tindakan spontanitas, yaitu mencocokan catatan atau transaksi pada masing-masing kartu barang antarasaldo akhir di bagian pengendalian biaya (cardex). Dengan saldo akhir di kartu barang yang ada di bagian gudang (bincard) kemudian baru dihitung jumlah atau kenyataan phisik barangnya. Inventory semacam ini perlu dilakukan secara periodic,disamping untuk mengetahui kebenaran pencatatan oleh staf bagian gudang dan pencatatan oleh staf bagian pengendalian biaya.juga untuk mengecek kebenaran saldo barang perseidaan (per-stock) yang seharusnya, dari masing-masing item. 

Dari ketiga cara diatas, yang paling sering dan tepat dipakai sebagai metode inventory oleh kebanyakan hotel adalah campuran dari metode perpetual dan metode phisycal, karena diusamping melihat catatan transaksi, juga melihat kenyataan physik barang/item. 


Kekurangan dan kelebihan barang (short/over item)
 
Kekurangan dan kelebihan barang (short/over) persediaan barang digudang akan diketahui setelah inventory pada akhir bulan selesai dilaksanakan. Oleh staf bagian pengendalian biaya dan oleh staf bagian sendiri. 

Apabila terjadi short/over setelah inventory akhir bulan, maka bagian pengendalian biaya akan membuat sebuah laporan yang ditujukan kepada manajer akunting. Laporan tersebut disebut dengan short/over report. Sebagai proses verbal / tindak lanjut  ataskelalaian petugas gudang dalam merawat dan menyimpan barang persediaan milik perusahaan. 

Apabila petugas gudang (storekeeper) tidak bisa memberikan penjelasan, kenapa sampai terjadi short/over pada barang-barang persediaan tersebut, maka petugas bagian pengendalian biaya segera membuat laporan short/over kepada Manajaer Akunting.

Tujuan dibuatnya laporan ini adalah agar petugas gudang bisa lebih berhati-hati lagi dalam melakukan pencatatan transaksi yang berhubungan dengan barang persediaan. Perlu diperhatikan bahwa inventory setiap akhir bulan sangat penting dan sebaiknya dilaksakan secara kontinyu. Untuk menghindari gangguan pada saat dilaksakan inventory dari departemen lain. Maka pihak gudang bekerjasama dengan pihak pengendalian biaya, membuat sebuah pengumuman yang ditujukan kepada seluruh departemen, yang isinya memberitahukan bahwa : pada akhir bulan dan pada tanggal yang telah ditetapkan, akan dilaksanakan inventory di area gudang dan di setiap outlets. 
 
Hasil dari inventory bulanan akan dicatat kedalam sebuah buku (storeroom Inventory Book) yang memuat keterangan tentang : nama barang (articles),  jumlah barang (quantity), harga satuan barang (unit price), dan total nilai barang dari hasil inventory (amount). Kemudian dari total nilai ini akan dijumlahkan secara keseluruhan untuk mendapatkan nilai harga pokok makanan yang dipakai dalam satu bulan untuk kemudian dicocokan dengan hasil penjualan dalam bulan yang sama dan dihitung dalam persentase. Namun sejak saat ini kemajuan teknologi dibidang computer semakin meningkat, pencatatan inventory secara manual sudah jarang dilakukan karena dianggap sudah ketinggalan jaman. Semua hasil inventory barang persediaan digudang sudah bisa dicatat atau diprogram langsung kedalam computer dengan hasil yang lebih akurat.